Contabilidad para negocios: guía práctica

Elaboración de Balances: Paso a paso para hacerlo

Hola, ¿cómo están? En esta ocasión, les traigo un artículo muy interesante sobre cómo elaborar balances para aquellos que se encuentran en el ámbito de la contabilidad y gestión de empresas. Mi nombre es Natalie Silva, y tengo amplia experiencia en el área contable, así como en la gestión financiera y administrativa de empresas.

En primer lugar, me gustaría compartir con ustedes un poco más sobre mi trayectoria profesional. Estudié Contadora Auditora en la Universidad Católica de Temuco y me licencié en Control de Gestión. Durante mi carrera, trabajé en una oficina de contabilidad en la que fui jefa del departamento de administración y contabilidad. Actualmente, soy gerente de control de gestión y finanzas en una reconocida empresa de servicios legales y también trabajo como contadora independiente.

¿Cómo hacer la contabilidad de un pequeño negocio?

Para llevar una contabilidad completa con balance y todos los libros que la ley nos indica llevar, debemos tener en cuenta algunos aspectos. En primer lugar, es necesario considerar el inicio de actividades de la empresa. Esto dependerá de si creamos nosotros mismos la empresa o si la adquirimos ya en funcionamiento. En el caso de que la empresa ya esté en el mercado, necesitaremos el balance del año anterior para registrar nuestro asiento de apertura.

También es importante tener en cuenta las facturas de los proveedores de todas las compras que la empresa realiza durante el año. Del mismo modo, debemos separar los ingresos en el caso de que la empresa tenga distintos giros, algunos exentos y otros sujetos a IVA. Además, debemos considerar los honorarios pagados a contadores, abogados y notarías, ya que estos no llevan retención y deben ser distinguibles en nuestros registros.

Otro aspecto a considerar son las cuentas bancarias. Si la empresa lleva un control con las cartolas bancarias, es necesario realizar una conciliación para verificar los pagos e ingresos. Las imposiciones también son relevantes si la empresa registra los sueldos y contrata personal. Además, es importante tener presente el formulario 22 y descargarlo y guardarlo como parte del proceso de recolección de información para hacer el registro de la devolución de impuestos, el pago de impuesto o cualquier otro trámite relacionado con la Renta. Asimismo, es fundamental considerar los activos fijos, los contratos de arriendo y los formularios 29, que se deben ir declarando mes a mes.

¿Qué sistema contable utilizar?

En el mercado existen diversos sistemas contables, cada uno con sus características y ventajas. A continuación, mencionaré los cuatro más conocidos:

• Prictus: Este sistema cuenta con un plan de una Uf, siendo el más económico. Es una buena opción para aquellos que buscan una solución sencilla para llevar la contabilidad.
• Nubox: Es un sistema amigable y fácil de utilizar. Aunque no manejo los precios, es una opción a considerar para quienes buscan un sistema intuitivo.
• Edith: No recomendaría este sistema, ya que personalmente tuve dificultades en su uso y considero que no es muy amigable. Además, el precio es similar a Prictus.
• Acaprixus: Es un sistema contable muy completo y de alta calidad. Si buscas tener una mejor organización en tus contabilidades, esta es una excelente opción.

En esta ocasión, nos enfocaremos en el sistema Prictus, ya que cumple con los requerimientos básicos para llevar una contabilidad. En este sistema, podemos registrar todos los ingresos, egresos y traspasos de manera sencilla. Además, nos entrega informes relevantes como el balance clasificado, el estado de resultados, el estado de resultado anual y los libros diario mayor y balance.

Recopilación de información para elaborar un balance

Una vez que tenemos el sistema contable, es necesario recopilar toda la información relevante para elaborar el balance. A continuación, detallo algunos aspectos clave:

• Escrituras y protocolos relacionados con el inicio de actividades, en caso de ser necesario.
• Facturas de proveedores y clientes, ya sea en formato físico o digital, para respaldo y revisión en caso de ser necesario.
• Libro de remuneraciones completo, que incluye liquidaciones de sueldo, comprobantes de pago y registros de leyes sociales e imposiciones.
• Formularios 29 de cada mes, incluyendo el de diciembre del año anterior.
• Boletas de honorarios y respaldo digital de las mismas.
• Gastos con boletas, como peajes y pasajes, que no cuentan con factura.
• Registro de activos fijos y su depreciación.

Centralización de información

La centralización de la información consiste en agrupar los datos de las ventas, compras, honorarios y remuneraciones para realizar los correspondientes registros contables. A continuación, destacaré los aspectos más relevantes en cada uno de estos procesos:

• En el caso de las ventas, es importante clasificarlas según si son afectas o exentas al IVA. También debemos tener en cuenta la forma de pago, ya sea a través del banco o en efectivo.
• Para las compras, es necesario clasificar las facturas según si son gastos, mercadería o insumos. De igual forma, la forma de pago debe ser considerada.
• En cuanto a los honorarios, debemos distinguir entre honorarios de profesionales y notarías, ya que no llevan retención. La forma de pago también es relevante en este caso.
• En el registro de las remuneraciones, es fundamental tener el libro de remuneraciones completo, incluyendo contratos, liquidaciones de sueldo, pagos, leyes sociales e imposiciones. La forma de pago debe ser centralizada según corresponda.

Registros contables

Una vez centralizada la información, es necesario realizar los registros contables correspondientes. A continuación, presento algunos ejemplos:

Ingreso: En el sistema Prictus, el ingreso se registra de la siguiente manera: cuenta de caja (código) contra cuenta de clientes boletas (código). Por ejemplo, si ingresamos un millón setenta y cinco a caja, debemos saltar esa misma cantidad a la cuenta de clientes boletas.

Egreso: En cuanto a los egresos, el registro puede ser el siguiente: cuenta de proveedores nacionales (código) contra cuenta de caja (código). Por ejemplo, si el monto total de los egresos del mes es sesenta y cuatro mil novecientos veintidós, debemos restar esa cantidad a la cuenta de proveedores nacionales y sumarla a la cuenta de caja.

Traspaso: En el caso de los traspasos, es importante realizar ajustes mes a mes o a fin de año. Por ejemplo, si queremos registrar el ppm (pago provisional mensual) de noviembre, debemos considerar las ventas netas o exentas y sumarlas a la cuenta de pagos provisionales mensuales, que luego serán pagados al mes siguiente.

Uso de la plataforma del Servicio de Impuestos Internos

La plataforma del Servicio de Impuestos Internos es una herramienta muy útil para elaborar nuestros balances. Desde esta plataforma, podemos descargar detalles de las compras, ventas, honorarios y facturas. También podemos acceder a formularios relevantes, como el formulario 29 y el formulario 22.

En la sección de compras, encontraremos un detalle completo de las facturas realizadas en el mes, con información sobre el tipo de documento, proveedores, folio, montos netos, IVA y totales. Del mismo modo, en la sección de ventas, podremos descargar el detalle de las facturas emitidas.

Además, es posible descargar las facturas emitidas y recibidas, siempre y cuando contemos con nuestro certificado digital. Para conocer el paso a paso de cómo realizar esta descarga, pueden revisar mi canal de YouTube "Natalie Silva Contabilidades". Allí encontrarán un video explicando cada detalle.

Por último, quiero comentarles que estoy preparando un curso llamado "Elaboración de Balances", enfocado en el régimen 14 de 3 para sociedades por acciones, pero aplicable al régimen general. Este curso consta de 18 módulos grabados, que incluyen clases teóricas y prácticas, así como material de estudio y plantillas para trabajar. El acceso al curso es ilimitado una vez que se ha adquirido, por lo que podrán ver y repasar el material cuantas veces deseen. Si desean obtener más información sobre el curso, no duden en visitar mi canal de YouTube o consultar el temario completo que se encuentra al final de este artículo.

Espero que esta información les haya sido útil. Si tienen alguna consulta, pueden dejarla en la sección de comentarios. Recuerden que también pueden revisar otros artículos relacionados en mi blog. ¡Hasta la próxima!

Temario del curso "Elaboración de Balances"

Preguntas frecuentes

A continuación, responderé algunas preguntas frecuentes sobre la elaboración de balances:

¿Qué sucede si no tengo todas las facturas físicas?
Si no cuentas con las facturas físicas, es importante tener respaldo digital de las mismas, ya que es necesario tener toda la información respaldada para realizar los registros contables.

¿Es necesario contar con el certificado digital para descargar las facturas del SII?
Sí, es necesario contar con el certificado digital para descargar las facturas desde la plataforma del Servicio de Impuestos Internos. Este certificado es personal y único para cada contribuyente.

¿Qué ocurre si cometo errores en mis formularios?
Si cometes errores en tus formularios, es necesario corregirlos lo antes posible. Puedes revisar los formularios en la plataforma del SII y realizar las correcciones necesarias para evitar futuros problemas.

¿Cuál es el costo del curso "Elaboración de Balances"?
El costo del curso es de X y tiene una duración de X semanas. El acceso al material es ilimitado una vez que se ha adquirido el curso.

¿Es necesario tener conocimientos previos en contabilidad para tomar el curso?
No es necesario tener conocimientos previos en contabilidad para tomar el curso. Este está diseñado para personas que quieren aprender desde cero o fortalecer sus conocimientos en el área contable.

Espero que estas respuestas hayan aclarado algunas dudas. Si tienes alguna otra pregunta, no dudes en dejarla en los comentarios.

¡Gracias por leer este artículo! Si te interesa el tema, te invito a revisar otros artículos relacionados en mi blog. ¡Hasta luego!

Marcos González

Mi trayectoria profesional se ha centrado en el derecho laboral chileno aunque también tengo un gran interés en el mundo de las webs y el periodismo, por lo que en mi tiempo libre escribo en GestionMunicipal.cl. Me encanta ayudar a las personas y empresas a entender y cumplir la legislación chilena en materia laboral.